Estatísticas da NF-e

Nesses casos, deve ser criado um item próprio na NF-e representando a operação, podendo ser cadastrado um produto para isto (ex.: cadastrar um item para apropriação do crédito do ativo permanente, etc.). Deve-se utilizar o quadro "Dados dos Produtos/Serviços" para detalhar as operações que não caracterizem circulação de mercadorias ou prestações de serviços e que exijam emissão de documentos fiscais (como transferência de créditos ou apropriação de incentivos fiscais, por exemplo).

Algumas unidades da Federação disponibilizam a possibilidade de uso de Nota Fiscal Eletrônica avulsa; consulte a respectiva Sefaz para verificar se existe este serviço.

A legislação do ICMS considera cada estabelecimento do contribuinte um estabelecimento autônomo para efeito de cumprimento de obrigação acessória.

Assim, cada estabelecimento do contribuinte deverá estar inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS e emitir os documentos fiscais previstos na legislação.

A emissão da NF-e depende de prévio credenciamento do contribuinte junto à SEFAZ de circunscrição do estabelecimento interessado.

O processo de geração e transmissão da NF-e é um processo eletrônico e pode ser realizado em qualquer local, desde que a NF-e seja emitida por um emissor e assinada digitalmente com o certificado digital contendo o nº do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte.

• Cada NF-e possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter uma ou mais folhas. Da mesma forma, cada DANFE corresponde a uma única NF-e;
  
• A chave de acesso deve constar em todas as folhas do DANFE.
  
• Se o DANFE for impresso em mais de uma página, cada página dele deverá ser numerada, descrevendo a página atual e o total de páginas do documento (ex.: folha 2/3).
  

• Assinatura digital - para garantir a autoria da NF-e e sua integridade;
  
• Arquivo digital da NF-e - para garantir a observância ao leiaute do arquivo estabelecido no "Manual de Integração - Contribuinte";
  
• Numeração da NF-e - para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais de uma vez;
  
• Emitente autorizado - se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda;
  
• A regularidade fiscal do emitente - se o emissor está regularmente inscrito na Secretaria da Fazenda da unidade federada em que estiver localizado.
  
• Observância das regras de conteúdo descritas no Manual de Integração - Contribuinte e na Notas Técnicas do Sistema NF-e, disponíveis no Portal Nacional.
  

Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da sequência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 a 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110.

A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subsequente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).

A inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de sequência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.

As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.

Com relação à Carta de Correção, vide a questão 22.

Uma NF-e autorizada pela SEFAZ não pode ser mais modificada, mesmo que seja para correção de erros de preenchimento. Ressalte-se que a NF-e tem existência exclusivamente eletrônica e a autorização de uso da NF-e está vinculada ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso.

Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes da circulação da mercadoria, a NF-e poderá ser cancelada e ser então emitida uma Nota Eletrônica com as correções necessárias.

Há ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar nas situações previstas na legislação. As hipóteses de emissão de NF complementar são:

I - no reajustamento de preço em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou prestação;

II - na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal;

III - na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;

IV - para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal, ou outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;

V - na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente à mercadoria existente como estoque final;

VI - em caso de diferença apurada no estoque de selos especiais de controle fornecidos ao usuário pelas repartições do fisco federal ou estadual para aplicação em seus produtos, desde que a emissão seja efetuada antes de qualquer procedimento do fisco.

Para os estabelecimentos emitentes de NF-e foi criado o serviço da Carta de Correção Eletrônica (CC-e) e já está implantado em algumas Secretarias de Fazenda e nas duas SEFAZ Virtuais da NF-e (SVAN e SVRS), o contribuinte deve se informar em seu estado sobre esta disponibilização. As especificações técnicas da Carta de Correção Eletrônica (CC-e) estão definidas na Nota Técnica 2011.003 disponível neste Portal. Nos estados em que a CC-e ainda não foi implantada, a empresa emitente de NF-e poderá emitir Carta de Correção, em papel, conforme definido através do Ajuste Sinief 01/07.

O emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e, devidamente autorizada mediante transmissão à Secretaria da Fazenda ou de Carta de Correção, em papel, desde que o erro não esteja relacionado com:

1 - as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação (para estes casos deverá ser utilizada NF-e Complementar);

2 - a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;

3 - a data de emissão da NF-e ou a data de saída da mercadoria.

Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo "Autorização de Uso") e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 168 horas (7 dias), contado a partir da autorização de uso. Conforme Ato COTEPE 35/10, este prazo será reduzido para 24 horas a partir de 1º/01/2012.

O Pedido de Cancelamento de NF-e deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o nº do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital.  A transmissão poderá ser realizada por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela Sefaz. O leiaute do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte.

O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc.) sempre poderá ser consultado no site da Sefaz autorizadora (Sefaz da unidade federada do emitente ou Sefaz-Virtual) ou no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br).

As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.

• cancelar a NF-e, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento de NF-e também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O leiaute do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte. Antes deve-se observar se o cancelamento atende a legislação tributária vigente.
  
• emitir nota fiscal eletrônica complementar, ou uma nota fiscal eletrônica de ajuste, conforme o caso. Antes deve observar se está de acordo com a legislação tributária vigente.
  
• sanar erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda. Este serviço foi implantado em algumas Secretarias de Fazenda e nas duas SEFAZ Virtuais da NF-e (SVAN e SVRS), o contribuinte deve se informar em seu estado sobre esta disponibilização. Nos estados em que a CC-e ainda não foi implantada a empresa emitente de NF-e poderá emitir Carta de Correção, em papel, conforme definido através do Ajuste Sinief 01/07.
  

• Como houve a circulação da mercadoria, a NF-e original não poderá ser cancelada.
  
• Caso a nota fiscal de devolução emitida pelo comprador também seja eletrônica, esta deverá, como todas as NF-e, ser previamente autorizada pelo Fisco e enviada para o destinatário da NF-e que deu origem a NF-e de devolução.
  

Não há regras estabelecidas da forma como o fornecedor irá entregar a NF-e a seu cliente, de modo que esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que aprouver às partes envolvidas. A transmissão, em comum acordo com as partes poderá ocorrer, por exemplo: por e-mail, disponibilizada num site e acessível mediante uma senha etc.

Com relação à obrigatoriedade da entrega, o § 7º da cláusula sétima do Ajuste SINIEF 07/05 determina que o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário, observado leiaute e padrões técnicos definidos em Ato COTEPE. A cláusula décima do mesmo Ajuste determina que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, sendo que, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto acima, deverá manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação.

As Secretarias de Fazenda disponibilizam Web Services para consultar o status de uma nota eletrônica por vez. Nos portais, a consulta às NF-e também deve ser realizada uma a uma, embora existam unidades da Federação que disponibilizam a consulta das notas destinadas para ou emitidas por um determinado contribuinte.

O interessado deverá consultar a NF-e, através de sua chave de acesso, no site da Sefaz autorizadora (SEFAZ da UF de origem ou Sefaz-Virtual). A NF-e pode ser consultada tanto no site da Sefaz autorizadora  quanto no ambiente nacional (Portal Nacional da NF-e).

Conforme o modelo operacional, após a autorização de uso, a NF-e sempre será transmitida pela SEFAZ para a Receita Federal do Brasil (ambiente nacional). Podem ocorrer, entretanto, eventualmente, problemas técnicos que adiem essa transmissão, de modo que a NF-e não conste imediatamente no ambiente nacional após sua autorização. Nesse caso, a autorização de uso da NF-e deverá ser consultada no site da SEFAZ que a autorizou.
 
A eventual ausência da NF-e, na consulta no ambiente nacional, não é condição suficiente para refutar a validade do documento, desde que conste como autorizada no site da SEFAZ autorizadora.

Nos casos de contingência com impressão de DANFE em Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), bem como, com prévio registro da Declaração Prévia de Emissão de Contingência (DPEC), se no prazo de 168 horas (sete dias), contados da emissão do DANFE, o destinatário não puder obter informações relativas à concessão da Autorização de Uso da NF-e, deverá comunicar imediatamente o fato à unidade fazendária do seu domicílio.

As notas fiscais eletrônicas autorizadas podem ser consultadas no site da SEFAZ autorizadora (Sefaz de Origem ou Sefaz-Virtual), ou subsidiariamente, no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br).

Caso a NF-e não seja encontrada no Portal Nacional da NF-e, não é condição suficiente para refutar a validade do documento, desde que conste como autorizada no site da SEFAZ autorizadora. Essa situação pode ocorrer devido a problemas de sincronismo entre as bases de dados do Ambiente Nacional e a sefaz de origem do emitente. 

Nos casos de contingência com impressão de DANFE em Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), bem como, com prévio registro da Declaração Prévia de Emissão de Contingência (DPEC), se no prazo de 168 horas (sete dias), contados da emissão do DANFE, o destinatário não puder obter informações relativas à concessão da Autorização de Uso da NF-e, deverá comunicar imediatamente o fato à unidade fazendária do seu domicílio.

Atenção: Na consulta na internet, não é possível imprimir a imagem ou representação gráfica do DANFE. O usuário conseguirá, no entanto visualizar as suas informações.

A consulta da validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória por parte do destinatário da NF-e.

Nos termos da cláusula décima, parágrafo primeiro, do Ajuste SINIEF 07/05, com redação dada pelo Ajuste SINIEF 04/06:

"§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e."

Cabe destacar que o destinatário não necessita imprimir qualquer documento para comprovar que realizou a consulta de validade da NF-e.

O Manual de Orientação do Convênio ICMS 57/95 (SINTEGRA) prevê o tratamento para a situação reportada, no item 11.1.9A, a seguir transcrito:

"11.1.9A - CAMPO 08 - Se o número do documento fiscal tiver mais de 6 dígitos, preencher com os 6 últimos dígitos"

Os procedimentos e obrigatoriedade de escrituração fiscal não foram alterados com a NF-e.

A NF-e permite, no entanto, uma simplificação dos procedimentos. Os sistemas internos de escrituração das empresas podem ser adaptados para uma recuperação automática de informações de arquivos de NF-e.

A empresa não é obrigada a receber e escriturar a NF-e automaticamente, mas deverá sempre verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da autorização de uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Sefaz da circunscrição do contribuinte emitente ou ao Portal Nacional da NF-e. Opcionalmente a empresa pode continuar realizando a escrituração das NF-e de entradas a partir da digitação dos DANFE ou automaticamente a partir do arquivo XML recebido.

O DANFE é mera representação gráfica da NF-e e não se confunde com a NF-e. Aos contribuintes que não são credenciados como emissores de NF-e e não estão preparados para recepcionar a NF-e, é facultado proceder à escrituração da NF-e com base nas informações contidas no DANFE e manter o DANFE em arquivo em substituição à NF-e.

Contudo, a obrigação de verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade da NF-e e a existência de autorização de uso da NF-e aplica-se a todos os destinatários, sejam eles credenciados a emitir a NF-e ou não, tratando-se de uma segurança adicional ao destinatário.

• no caso de contingência DPEC, no momento da regular recepção da DPEC pela Receita Federal do Brasil;
  
• no caso de contingência com DANFE impresso em FS ou FS-DA, no momento da impressão do respectivo DANFE em contingência.
  

É vedada a reutilização, em contingência, de número de NF-e transmitida com tipo de emissão "Normal", mesmo que o contribuinte não tenha obtido êxito em obter resposta à solicitação de Autorização de Uso da NF-e. Da mesma forma, é vedado o uso, em contingência, de número de NF-e utilizado para emitir outra NF-e em contingência.

No caso de autorização pelo SCAN, o contribuinte deverá modificar a série da NF-e para uma entre as séries 900 a 999 (as quais estão reservadas para o SCAN), observando a sequência de numeração da série que será utilizada. No caso de utilização das demais formas de contingência não se exige a troca de série para a emissão das NF-e.

Ocorrendo problemas técnicos com a emissão de NF-e, a empresa poderá seguir os procedimentos de contingência previstos na legislação (vide Ajuste SINIEF 07 de 2005 e suas alterações) e na documentação técnica da NF-e (vide Manual de Integração do Contribuinte - versão 4.0.1 - NT2009.006 - Anexo X - a partir da Pág. 177 / 232). A documentação técnica da NF-e, assim como os principais dispositivos legais relacionados à NF-e, podem ser encontrados no Portal Nacional da NF-e, em www.nfe.fazenda.gov.br.
 
Não se admite a emissão de NF mod. 1/1-A como operação de contingência de NF-e.

É vedada a reutilização, em contingência, de número de NF-e transmitida com tipo de emissão "Normal", mesmo que o contribuinte não tenha obtido êxito em obter resposta à solicitação de Autorização de Uso da NF-e.

Resumidamente, os procedimentos de contingência atuais podem ser descritos da seguinte forma:

1) Autorização da NF-e pelo Sistema de Contingência do Ambiente Nacional - SCAN:

Emissão da NF-e  em  contingência  com  transmissão para  o  Sistema  de  Contingência do Ambiente Nacional (SCAN) e o DANFE pode ser impresso em papel comum. A transmissão para o SCAN depende de ativação prévia pela Sefaz autorizadora, de forma que sua utilização estará relacionada na maior parte dos casos com problemas técnicos na Sefaz autorizadora (e não no ambiente da empresa emitente). Nesse caso, a empresa deverá gerar NF-e com série a partir de 900 (séries de 900 a 999 estão reservadas ao SCAN), seguindo normalmente os demais procedimentos.

2) Transmissão de Declaração Prévia de Emissão em Contingência - DPEC:

Emissão  de NF-e em contingência com o registro prévio do resumo das NF-e emitidas e impressão do DANFE em papel comum. O contribuinte informa ao fisco através do ambiente nacional da NF-e, por site ou transmissão por web service algumas informações resumidas da NF-e que irá emitir em contingência.

O DANFE deve ser impresso no mínimo em duas vias, contendo o segundo código de barras com dados adicionais da nota no lugar normalmente reservado para a impressão do Protocolo de Autorização. Uma das vias servirá para acompanhar o trânsito das mercadorias, devendo ser guardada pelo destinatário pelo prazo decadencial, e a outra via deverá ser mantida em arquivo pelo emitente pelo mesmo prazo.

As  NF-e emitidas  com DPEC, devem ser transmitidas para  SEFAZ de  origem, imediatamente após   cessarem  os problemas  técnicos  que  impediam  a  sua  transmissão.
 
3) Impressão do DANFE em Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares -  FS-DA:

Para as situações em que exista algum impedimento para obtenção da autorização de uso da NF-e, como por exemplo, um problema no acesso à internet ou a indisponibilidade da SEFAZ de  origem  do  emissor,  o  contribuinte pode  optar  pela  emissão  da  NF-e  em contingência  com  a  impressão  do  DANFE  em  Formulário  de  Segurança - Documento Auxiliar (FS-DA),  previsto no  Convênio  ICMS  96/09. Somente  as  empresas  que  tiverem adquirido o FS-DA poderão optar por esta modalidade de operação em contingência. A transmissão das  NF-e emitidas  em FS-DA para  SEFAZ  de  origem  será  realizada imediatamente após cessarem  os problemas técnicos  que  impediam  a  sua  transmissão.

Nesta modalidade de operação em contingência o DANFE deverá ser impresso em FS-DA com no mínimo em duas vias, contendo o segundo código de barras com dados adicionais da nota no lugar normalmente reservado para a impressão do Protocolo de Autorização. Uma das vias servirá para acompanhar o trânsito das mercadorias, devendo ser guardada pelo destinatário pelo prazo decadencial, e a outra via deverá ser mantida em arquivo pelo emitente pelo mesmo prazo.

Nas modalidades de operação em contingência 2 e 3, se a NF-e transmitida após cessado o motivo que determinou a operação em contingência vier a ser rejeitada, o contribuinte deverá:

I - gerar novamente o arquivo com a mesma numeração e série, sanando a irregularidade desde que não se alterem as seguintes informações:

a) as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;

b) os dados cadastrais que impliquem mudança do remetente ou do destinatário;

c) a data de emissão ou de saída;

II - solicitar Autorização de Uso da NF-e;

III - imprimir o DANFE correspondente à NF-e autorizada, no mesmo tipo de papel utilizado para imprimir o DANFE original.

Em relação às NF-e que foram transmitidas antes da contingência e ficaram pendentes de retorno, o emitente, após a cessação das falhas, deverá solicitar o cancelamento das NF-e que retornaram com autorização de uso e cujas operações não se efetivaram ou foram acobertadas por NF-e emitidas em contingência, bem como solicitar a inutilização da numeração das NF-e que não foram autorizadas nem denegadas.

A empresa deverá observar os demais procedimentos a serem adotados, de acordo com o tipo de contingência, previstos na legislação e na documentação técnica (Ajuste SINIEF 07/05, Manual de Integração de Contribuinte). Destaca-se que é vedada a reutilização, em contingência, de número de NF-e transmitida com tipo de emissão "Normal", conforme § 14 da cláusula décima primeira do Ajuste SINIEF 07/05.